Computer help - file server


[ Blog ] - [ File Server ] - [ Удаленная компьютерная помощь ]

Две основные функции Excel - это возможность управлять данными и просматривать их с разных точек зрения, и одним из более простых, но мощных инструментов программы для этого является функция сортировки.

Будь то простая сортировка по возрастанию/убыванию, сортировка по нескольким переменным для отображения данных в группах или для поддержания целостности строк, или простые буквенно-цифровые сортировки для упорядочения табличных данных, сортировка данных в Excel имеет важное значение. умение.

Немногие программы лучше подходят для сортировки табличных данных, чем Excel, и ваши сортировки могут выполняться от простых и относительно несложных до очень сложных.Хотя мастерство сортировки Excel - то, что вы можете сделать с правильным набором данных и небольшим знанием внутренней работы программы - действительно надежное и всестороннее, сегодняшний технический совет фокусируется на двух основных типах сортировки, а именно: по одному столбцу Сортировка данных по нескольким столбцам

Электронные таблицы, конечно же, состоят из столбцов и строк ячеек или табличных данных, где каждый столбец содержит логическое разделение фактов, цифр или любых других сведения по категориям, например, имена, адреса, валюта, номера деталей и т. д. - в зависимости от типа электронной таблицы.Строки, с другой стороны, отображают людей, предметы или фигуры рядом или в одном экземпляре или вхождении.

В зависимости от типа электронной таблицы и содержащихся в ней данных, таких как табличный список имен, адресов, номеров телефонов и других соответствующих данных, строки часто похожи на записи базы данных.

Когда вы сортируете строки данных, каждая строка должна сохранять свою целостность, без непреднамеренного перемещения данных из одной строки в другую, что, как вы увидите далее, является тем местом, где сортировка данных по нескольким столбцам удобно.Сортировка по одному полю

Вы можете сортировать записи в вашей электронной таблице по строкам, а вы можете сортировать ячейки внутри записей по столбцам. Конечно, вы можете указать порядок сортировки по возрастанию или по убыванию. По умолчанию в возрастающем/буквенно-цифровом порядке программа упорядочивает текст от A до Z и числа от меньшего к большему. Сортировка с убывающим порядком сортировки, конечно, меняет старое значение на противоположное, или так, что более крупные числа начинаются сверху.

Как и во многих функциях Excel, есть несколько способов выполнить простую сортировку; Однако все, что вам нужно для этого типа сортировки, находится во всплывающем меню правой кнопки мыши, как показано ниже.

Щелкните правой кнопкой мыши поле в столбце, по которому вы хотите отсортировать электронную таблицу, чтобы открыть всплывающее меню. Прокрутите вниз и наведите курсор на Сортировать, чтобы открыть всплывающее меню. Щелкните Сортировка от А до Я по возрастанию или Сортировка от Я до А по убыванию (обратите внимание, что Excel не включает данные в ячейки в строке 1 в сортировке; программа предполагает, что эта строка содержит метки столбцов или заголовки).

Эта простая сортировка работает для многих типов данных, за исключением случаев, когда ваши строки и столбцы имеют идентичные или повторяющиеся данные.В этих случаях вы должны отсортировать по двум или более столбцам, которые будут следующими. Сортировка записей по нескольким полям

В зависимости от сложности ваших данных вам может потребоваться сортировка по более чем одному столбцу. Возможно, лучший пример - это сортировка базы данных в алфавитном порядке по фамилии. Допустим, в ваших данных есть несколько человек с одинаковыми фамилиями. В этих случаях вам нужно убедиться, что Линда Джонсон появляется перед Лидией Джонсон, а Черри Андерсон появляется после Чарльза Андерсона… Вы уловили идею.

Вы можете настроить пользовательский поиск с несколькими критериями в диалоговом окне "Сортировка", как это. Щелкните ячейку в первом столбце данных, которые нужно отсортировать. Щелкните Данные прямо под строкой заголовка, чтобы открыть ленту данных. (Лента, конечно же, представляет собой ряд контекстных вкладок в верхней части окна приложения.) В разделе «Сортировка и фильтр» нажмите кнопку «Сортировка», чтобы открыть диалоговое окно «Сортировка».

Щелкните раскрывающийся список "Сортировать по" и выберите имя первого столбца для сортировки. (Обратите внимание, что Excel отображает содержимое в строке 1 столбца, которая в данном случае содержит метки столбца.Вы можете отключить этот параметр, сняв флажок «Мои данные имеют заголовки».) Нажмите «Добавить уровень», чтобы добавить еще один столбец в порядок сортировки. Щелкните раскрывающийся список Затем по и выберите следующий столбец для сортировки. При необходимости повторите шаги 6 и 7, чтобы настроить параметры сортировки.

Щелчок по диалоговому окну "Сортировка" открывает несколько различных вариантов изменения ваших сортировок, хотя некоторые из них, если вы точно не знаете, как каждый из них влияет на вашу сортировку, скорее всего, приведет к нежелательным результатам.Щелкните ОК. Если появится диалоговое окно «Предупреждение о сортировке», выберите «Развернуть выбор» и нажмите «Сортировка».

Кроме того, когда вы выбираете столбец, Excel анализирует содержимое ячеек в этом столбце и делает обоснованные предположения относительно того, какие значения должны заполнять поля Сортировка и Поля заказа. Если у вас нет конкретной (и логической) причины для их изменения, не делайте этого. (Если, конечно, вы не экспериментируете. Я всегда поощряю это - и функция отмены в Excel работает изумительно.)

Как я уверен, вы можете себе представить, это только начало того, как вы можете сортировать данные в Excel.Однако важно помнить, что, если вы не будете осторожны, использование неправильных параметров может привести к сопоставлению данных и полностью изменить их положение в таблице. Сортировка выполняется быстро и легко. Хорошая новость в том, что Undo тоже работает быстро. Не бойтесь отменить и попробовать еще раз. И снова.

.
SETUP UA COMPUTER BLOG