Computer help - file server


[ Blog ] - [ File Server ] - [ Удаленная компьютерная помощь ]

Excel არის მრავალმხრივი პროგრამა, რომელიც ბევრად აღემატება მის ადრეულ ვერსიებს, როგორც უბრალოდ ცხრილების გადაწყვეტას. დასაქმებული, როგორც რეკორდსმენის, მისამართების წიგნის, პროგნოზირების ინსტრუმენტისა და მრავალი სხვა რამ, ბევრი იყენებს Excel- ს ისე, როგორც არასდროს ყოფილა.

თუ Excel- ს ბევრს იყენებთ სახლში ან ოფისში, იცით, რომ ზოგჯერ Excel ფაილები შეიძლება სწრაფად გახდეს უსიამოვნო, იმის გამო, რომ დიდი რაოდენობით ჩანაწერები გაქვთ სამუშაო.

საბედნიეროდ, Excel- ს აქვს ჩაშენებული ფუნქციები, რაც დაგეხმარებათ დუბლირებული ჩანაწერების პოვნაში და ამოღებაში.სამწუხაროდ, ამ ფუნქციების გამოყენებას რამდენიმე შენიშვნა აქვს, ამიტომ ფრთხილად იყავით, თორემ შეიძლება გაუცნობიერებლად წაშალოთ ჩანაწერები, რომელთა ამოღება არ აპირებდით. ასევე, ორივე ქვემოთ ჩამოთვლილი მეთოდი მყისიერად ხსნის დუბლიკატებს, რომ არ დაინახოთ, რა წაიშალა.

მე ასევე აღვნიშნავ გზას, რომელიც ხაზს უსვამს პირველ რიგში დუბლირებულ სტრიქონებს, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ ნახოთ რომელი ფუნქციების ამოღება მოხდება მათი გაშვებამდე. თქვენ უნდა გამოიყენოთ პირობითი ფორმატის მორგებული წესი, რათა მონიშნოთ მწკრივი, რომელიც მთლიანად დუბლირებულია.წაშალეთ დუბლიკატების ფუნქცია

დავუშვათ, რომ Excel– ს იყენებთ მისამართების დასაკვირვებლად და ეჭვი გაქვთ, რომ გაქვთ დუბლირებული ჩანაწერები. იხილეთ ქვემოთ მოცემული Excel სამუშაო ფურცლის მაგალითზე:



გაითვალისწინეთ, რომ "ჯონსის" ჩანაწერი ორჯერ ჩანს. ამგვარი დუბლირებული ჩანაწერების ამოსაღებად დააწკაპუნეთ Data- ს ჩანართზე Ribbon- ზე და მონიშნეთ Duplicates- ის ამოღების ფუნქცია Data Tools განყოფილებაში. დააჭირეთ წაშლა დუბლიკატების და ახალი ფანჯარა იხსნება.



აქ თქვენ უნდა მიიღოთ გადაწყვეტილება იმის მიხედვით, იყენებთ თუ არა სათაურის ეტიკეტებს თქვენი სვეტების ზედა ნაწილში.თუ ასეა, აირჩიეთ ვარიანტი, რომელსაც ეწოდა My Data Has Headers. თუ არ იყენებთ სათაურის ეტიკეტებს, გამოიყენებთ Excel- ის სტანდარტულ სვეტებს, როგორიცაა A სვეტი, B სვეტი და ა.შ.



ამ მაგალითისთვის ჩვენ ვირჩევთ მხოლოდ A სვეტს და დააჭირეთ ღილაკს OK. ოფციონის ფანჯარა იხურება და Excel შლის მეორე "ჯონსის" ჩანაწერს.



რა თქმა უნდა, ეს უბრალო მაგალითი იყო. ნებისმიერი მისამართის ჩანაწერი, რომელსაც თქვენ იყენებთ Excel– ით, ბევრად უფრო რთული იქნება.დავუშვათ, მაგალითად, რომ გაქვთ მისამართის ფაილი, რომელიც ასე გამოიყურება.



გაითვალისწინეთ, რომ მიუხედავად იმისა, რომ არსებობს სამი ”ჯონსის” ჩანაწერი, მხოლოდ ორი არის იდენტური. თუ ჩვენ ვიყენებდით ზემოთ მოცემულ პროცედურებს დუბლიკატი ჩანაწერების ამოსაღებად, მხოლოდ ერთი "ჯონსის" ჩანაწერი დარჩებოდა. ამ შემთხვევაში, ჩვენ უნდა გავაგრძელოთ ჩვენი გადაწყვეტილების კრიტერიუმები, რომ შევიტანოთ ორივე სახელი და გვარი შესაბამისად სვეტებში A და B.

ამისათვის კიდევ ერთხელ დააჭირეთ ღილაკს Data- ს ლენტზე და შემდეგ დააჭირეთ Duplicates- ის ამოღებას.ამჯერად, როდესაც პარამეტრების ფანჯარა გამოჩნდება, აირჩიეთ სვეტები A და B. დააჭირეთ ღილაკს OK და შეამჩნევთ, რომ ამჯერად Excel- მა წაშალა მხოლოდ ერთი "მერი ჯონსის" ჩანაწერიდან.

ეს იმიტომ ხდება, რომ ჩვენ Excel- ს ვუთხარით, რომ წაშალოთ დუბლიკატები A და B სვეტების საფუძველზე ჩანაწერების შესატყვისი, ვიდრე უბრალოდ სვეტის A. დუბლიკატი იყოს. აირჩიეთ ყველა სვეტი, თუ გსურთ წაშალოთ მწკრივები, რომლებიც მთლიანად დუბლირებულია.



Excel მოგაწვდით შეტყობინებას, სადაც გეტყვით რამდენი დუბლიკატი ამოიღეს.ეს არ მოგეჩვენებათ რომელი სტრიქონები წაიშალა! გადადით ბოლო განყოფილებამდე, რომ ნახოთ თუ როგორ უნდა მონიშნოთ დუბლიკატი მწკრივები ამ ფუნქციის გაშვებამდე.



გაფილტვრის გაფართოებული მეთოდი

დუბლიკატების ამოღების მეორე გზა არის გაფართოებული ფილტრის ვარიანტის გამოყენება. პირველ რიგში, შეარჩიეთ ყველა მონაცემები ფურცელში. შემდეგ, ლენტის მონაცემების ჩანართზე დააჭირეთ Advanced- ს დალაგება და გაფილტვრა განყოფილებას.



დიალოგში, რომელიც გამოჩნდება, დარწმუნდით, რომ მონიშნეთ მხოლოდ უნიკალური ჩანაწერების ველი.



სიის გაფილტვრა შეგიძლიათ ან არა დუბლირებული ნივთების კოპირება იმავე ცხრილის სხვა ნაწილში . უცნაური მიზეზების გამო, მონაცემების კოპირება სხვა ფურცელზე შეუძლებელია. თუ ეს სხვა ფურცელზე გსურთ, ჯერ აირჩიეთ ადგილი ამჟამინდელ ფურცელზე და შემდეგ დაჭერით და ჩასვით ეს მონაცემები ახალ ფურცელზე.

ამ მეთოდით თქვენ ვერც კი მიიღებთ შეტყობინებას, რომელშიც მითითებულია რამდენი სტრიქონი ამოღებულია. მწკრივები ამოღებულია და ეს არის ის. მონიშნეთ დუბლიკატი მწკრივები Excel– შისამწუხაროდ, Excel- ს არ აქვს გამოკვეთილი მწკრივები, რომლებიც მთლიანად დუბლირებულია. მას აქვს პირობითი ფორმატის ქვეშ მოცემული ფუნქცია, რომელიც ხაზს უსვამს დუბლირებულ უჯრედებს, მაგრამ ეს სტატია ეხება დუბლიკატურ რიგებს.

პირველი, რაც თქვენ უნდა გააკეთოთ, დაამატეთ ფორმულა სვეტში თქვენი მონაცემების ნაკრებიდან მარჯვნივ. ფორმულა მარტივია: უბრალოდ დაამატეთ ამ მწკრივის ყველა სვეტი ერთად. = A1 & B1 & C1 & D1 & E1

ჩემს ქვემოთ მოცემულ მაგალითში, მე მაქვს მონაცემები სვეტებში A thru F. თუმცა, პირველი სვეტი არის ID ნომერი, ამიტომ ამას გამოვრიცხავ ქვემოთ მოცემული ჩემი ფორმულიდან.დარწმუნდით, რომ შეიტანეთ ყველა ის სვეტი, რომელსაც აქვს მონაცემები, რომელზეც გსურთ შეამოწმოთ ეგზემპლარი.



ეს ფორმულა ჩავდე H სვეტში და შემდეგ გადმოვწიე ყველა ჩემი რიგისთვის. ეს ფორმულა უბრალოდ აერთიანებს თითოეულ სვეტის ყველა მონაცემს, როგორც ერთ დიდ ტექსტს. ახლა გამოტოვეთ კიდევ რამდენიმე სვეტი და შეიყვანეთ შემდეგი ფორმულა: = COUNTIF ($ H $ 1: $ H $ 34, $ H1)> 1

აქ ჩვენ ვიყენებთ COUNTIF ფუნქციას და პირველი პარამეტრია მონაცემთა ნაკრები, რომლის დათვალიერებაც გვინდა. ჩემთვის ეს იყო სვეტი H (რომელსაც აქვს კომბინირებული მონაცემების ფორმულა) რიგიდან 1-დან 34-მდე.ასევე კარგი იდეაა თავი დავაღწიოთ სათაურის მწკრივს ამის გაკეთებამდე.

თქვენ ასევე გსურთ დარწმუნდეთ, რომ იყენებთ დოლარის ნიშანს ($) ასოსა და ნომრის წინ. თუ თქვენ გაქვთ 1000 მწკრივი მონაცემთა და თქვენი კომბინირებული მწკრივის ფორმულა მოცემულია სვეტში F, მაგალითად, თქვენი ფორმულა ასე გამოიყურება: = COUNTIF ($ F $ 1: $ F $ 1000, $ F1)> 1

მეორე პარამეტრს აქვს მხოლოდ დოლარის ნიშანი სვეტის წერილის წინ, ისე რომ ჩაკეტილია, მაგრამ ჩვენ არ გვინდა რიგის ნომრის დაბლოკვა. ისევ, თქვენ გადმოიტანთ მას მონაცემთა ყველა რიგისთვის.ეს ასე უნდა გამოიყურებოდეს და დუბლიკატი მწკრივები უნდა ჰქონდეს TRUE.



ახლა მოდით გამოვყოთ ის სტრიქონები, რომლებსაც აქვთ TRUE, რადგან ეს არის დუბლირებული სტრიქონები. პირველ რიგში, აირჩიეთ მონაცემთა მთელი სამუშაო ფურცელი, დააჭირეთ პატარა სამკუთხედს მწკრივებისა და სვეტების ზედა მარცხენა გადაკვეთზე. ახლა გადადით მთავარ ჩანართზე, შემდეგ დააჭირეთ პირობითი ფორმატირების ღილაკს და დააჭირეთ ახალ წესს.



დიალოგში დააჭირეთ გამოიყენეთ ფორმულა, რომ განსაზღვროთ რომელი უჯრედების ფორმატირება.



ფორმატის მნიშვნელობებში მოცემულ ველში, სადაც ეს ფორმულა მართალია: შეიყვანეთ შემდეგი ფორმულა, შეცვალეთ P თქვენი სვეტით TRUE ან FALSE მნიშვნელობები. სვეტის წერილის წინ აუცილებლად მიუთითეთ დოლარის ნიშანი. = $ P1 = TRUE

ამის გაკეთების შემდეგ, დააჭირეთ ფორმატს და დააჭირეთ ჩანართის შევსებას. აირჩიე ფერი და ის გამოყენებული იქნება მთელი დუბლირებული მწკრივის ხაზგასასმელად. დააჭირეთ ღილაკს "კარგი" და ახლა უნდა ნახოთ, რომ ხაზგასმულია დუბლიკატი რიგები



თუ ეს თქვენთვის არ გამოდგება, თავიდან დაიწყეთ და ისევ ნელა გააკეთეთ.ეს ზუსტად უნდა გაკეთდეს, რომ ამ ყველაფერმა იმუშაოს. თუ გზაში გამოტოვებთ ერთ $ სიმბოლოს, ის არ იმუშავებს სწორად. გაფრთხილებები დუბლირებული ჩანაწერების ამოღებით

რა თქმა უნდა, რამდენიმე პრობლემაა Excel- ისთვის ავტომატურად წაშლის დუბლიკატ ჩანაწერებს. პირველ რიგში, ფრთხილად უნდა იყოთ Excel- ის ძალიან ცოტა ან ძალიან ბევრი სვეტის არჩევისთვის, რათა გამოიყენოთ დუბლირებული ჩანაწერების იდენტიფიცირების კრიტერიუმებად.

ძალიან ცოტაა და თქვენ შეიძლება უნებლიედ წაშალოთ თქვენთვის საჭირო ჩანაწერები. ძალიან ბევრი ან იდენტიფიკატორის სვეტის ჩათვლით შემთხვევით და არც ეგზემპლარი იპოვნება.

მეორე, Excel ყოველთვის მიიჩნევს, რომ პირველი უნიკალური ჩანაწერი, რომელსაც წააწყდება, არის მთავარი ჩანაწერი. ნებისმიერი შემდგომი ჩანაწერი ითვლება დუბლიკატი. ეს პრობლემაა, თუ, მაგალითად, თქვენ ვერ შეცვალეთ თქვენს ფაილში ერთ-ერთი ადამიანის მისამართის შეცვლა, მაგრამ შექმენით ახალი ჩანაწერი.

თუ ახალი (სწორი) მისამართის ჩანაწერი გამოჩნდება ძველი (მოძველებული) ჩანაწერის შემდეგ, Excel ჩათვლის რომ პირველი (მოძველებული) ჩანაწერი იქნება სამაგისტრო და წაშლის შემდეგს ჩანაწერები აღმოაჩენს. ამიტომ ფრთხილად უნდა იყოთ, თუ რამდენად თავისუფლად ან კონსერვატიულად მისცემთ Excel- ს გადაწყვეტილებას, რა არის ან არ არის დუბლირებული ჩანაწერი.

ამ შემთხვევებისთვის უნდა გამოიყენოთ მონიშნულის დუბლირებული მეთოდი, რომელზეც მე დავწერე და ხელით წაშალოთ შესაბამისი დუბლიკატის ჩანაწერი.

დაბოლოს, Excel არ გეკითხება, გადაამოწმოთ, ნამდვილად გსურთ ჩანაწერის წაშლა. თქვენს მიერ არჩეული პარამეტრების (სვეტების) გამოყენებით, პროცესი მთლიანად ავტომატიზირებულია. ეს შეიძლება საშიში იყოს, როდესაც ჩანაწერების უზარმაზარი რაოდენობა გაქვთ და ენდობით, რომ თქვენს მიერ მიღებული გადაწყვეტილებები სწორი იყო და საშუალებას აძლევს Excel- ს, ავტომატურად წაშალოს თქვენთვის დუბლირებული ჩანაწერები.

ასევე, დარწმუნდით, რომ გაეცანით ჩვენს წინა სტატიას Excel- ში ცარიელი ხაზების წაშლის შესახებ. ისიამოვნეთ!


SETUP UA COMPUTER BLOG