Computer help - file server


[ Blog ] - [ File Server ] - [ Удаленная компьютерная помощь ]

Excel - гэта універсальнае прыкладанне, якое значна перавысіла свае раннія версіі, як простае рашэнне для табліц. Шмат людзей, якія працуюць у якасці рэкардсмена, адраснай кнігі, інструмента прагназавання і шмат іншага, выкарыстоўваюць Excel спосабамі, якія ніколі не прызначаліся.

Калі вы шмат выкарыстоўваеце Excel дома або ў офісе, вы ведаеце, што часам файлы Excel могуць хутка стаць нязграбнымі з-за вялікай колькасці запісаў, з якімі вы працуеце.

На шчасце, у Excel ёсць убудаваныя функцыі, якія дапамогуць вам знайсці і выдаліць дублікаты запісаў.На жаль, ёсць некалькі асцярог да выкарыстання гэтых функцый, таму будзьце асцярожныя, інакш вы можаце несвядома выдаліць запісы, якія вы не збіраліся выдаляць. Акрамя таго, абодва прыведзеныя ніжэй спосабы імгненна выдаляюць дублікаты, не дазваляючы ўбачыць, што было выдалена.

Я таксама згадаю спосаб вылучэння радкоў, якія паўтараюцца ў першую чаргу, каб вы маглі бачыць, якія з іх будуць выдалены функцыямі перад іх запускам. Вам трэба выкарыстоўваць карыстацкае правіла ўмоўнага фарматавання, каб вылучыць радок, які цалкам паўтараецца.Функцыя выдалення дублікатаў

Выкажам здагадку, што вы выкарыстоўваеце Excel для адсочвання адрасоў і падазраяце, што ў вас ёсць дублікаты запісаў. Паглядзіце прыклад працоўнага ліста Excel ніжэй:



Звярніце ўвагу, што запіс "Джонс" з'яўляецца двойчы. Каб выдаліць такія дублікаты запісаў, націсніце на ўкладцы "Даныя" на стужцы і знайдзіце функцыю "Выдаліць дублікаты" ў раздзеле "Інструменты дадзеных". Націсніце на Выдаліць дублікаты, і адкрыецца новае акно.



Тут вы павінны прыняць рашэнне, зыходзячы з таго, ці выкарыстоўваеце вы ярлыкі загалоўкаў у верхняй частцы калонкі.Калі вы гэта зробіце, абярыце опцыю з надпісам "Мае дадзеныя маюць загалоўкі". Калі вы не выкарыстоўваеце ярлыкі загалоўкаў, вы будзеце выкарыстоўваць стандартныя абазначэнні слупкоў Excel, такія як слупок A, слупок B і г.д.



Для гэтага прыкладу мы абярэм толькі слупок A і націснім кнопку OK. Акно опцый зачыняецца, і Excel выдаляе другую запіс "Джонс".



Зразумела, гэта быў проста просты прыклад. Любы запіс адрасоў, які вы вядзеце з дапамогай Excel, хутчэй за ўсё, будзе значна больш складаным.Дапусцім, напрыклад, у вас ёсць адрасны файл, які выглядае так.



Звярніце ўвагу, што, хаця ёсць тры запісы "Джонса", толькі дзве аднолькавыя. Калі мы выкарысталі апісаныя вышэй працэдуры для выдалення дублікатаў запісаў, застаўся б толькі адзін запіс "Джонс". У гэтым выпадку нам трэба пашырыць крытэрыі прыняцця рашэнняў, уключыўшы імёны і прозвішчы, знойдзеныя ў слупках А і В адпаведна.

Для гэтага яшчэ раз націсніце ўкладку "Даныя" на стужцы, а затым націсніце "Выдаліць дублікаты".На гэты раз, калі ўсплыве акно опцый, абярыце слупкі А і В. Націсніце кнопку OK і заўважыце, што на гэты раз Excel выдаліў толькі адну з запісаў "Мэры Джонс".

Гэта таму, што мы сказалі Excel выдаляць дублікаты шляхам супастаўлення запісаў на аснове слупкоў A і B, а не проста слупка A. Чым больш абраных слупкоў, тым больш крытэрыяў трэба выканаць, перш чым Excel разгледзіць запіс быць дублікатам. Выберыце ўсе слупкі, калі хочаце выдаліць радкі, якія цалкам паўтараюцца.



Excel выдасць вам паведамленне, колькі дублікатаў было выдалена.Аднак ён не пакажа, якія радкі былі выдалены! Пракруціце ўніз да апошняга раздзела, каб убачыць, як вылучыць паўтараюцца радкі перад запускам гэтай функцыі.



Пашыраны спосаб фільтрацыі

Другі спосаб выдалення дублікатаў - выкарыстанне дадатковай опцыі фільтра. Спачатку выбярыце ўсе дадзеныя ў аркушы. Далей на ўкладцы "Даныя" на стужцы націсніце "Дадаткова" ў раздзеле "Сартаванне і фільтраванне".



У якое з'явілася дыялогавым акне пераканайцеся, што ўсталяваны сцяжок "Унікальныя запісы".



Вы можаце альбо адфільтраваць спіс на месцы, альбо скапіяваць недублікаваныя элементы ў іншую частку той жа электроннай табліцы . Па нейкай дзіўнай прычыне вы не можаце скапіраваць дадзеныя на іншы аркуш. Калі вы хочаце, каб гэта было на іншым аркушы, спачатку выберыце месца на бягучым аркушы, а потым выражыце і ўстаўце гэтыя дадзеныя на новы ліст.

З дапамогай гэтага метаду вы нават не атрымліваеце паведамленне пра колькасць выдаленых радкоў. Радкі выдалены і ўсё. Вылучыце дублікаты радкоў у Excel

Калі вы хочаце ўбачыць, якія запісы паўтараюцца, перш чым іх выдаляць, вам трэба будзе зрабіць трохі ручной працы.На жаль, у Excel няма магчымасці вылучыць радкі, якія цалкам паўтараюцца. Ён мае функцыю ва ўмоўным фарматаванні, якая вылучае паўтараюцца ячэйкі, але гэты артыкул пра паўтараюцца радкі.

Першае, што вам трэба зрабіць, гэта дадаць формулу ў слупок справа ад вашага набору дадзеных. Формула простая: проста аб'яднайце ўсе слупкі для гэтага радка разам. = A1 & B1 & C1 & D1 & E1

У маім прыкладзе ніжэй я маю дадзеныя ў слупках A праз F. Аднак першы слупок - гэта ідэнтыфікацыйны нумар, таму я выключаю гэта з маёй формулы ніжэй.Не забудзьцеся ўключыць усе слупкі, у якіх ёсць дадзеныя, у якіх вы хочаце праверыць наяўнасць дублікатаў.



Я змясціў гэтую формулу ў слупок H, а потым перацягнуў яе ўніз для ўсіх маіх радкоў. Гэтая формула проста аб'ядноўвае ўсе дадзеныя ў кожным слупку як адзін вялікі тэкст. Цяпер прапусціце яшчэ пару слупкоў і ўвядзіце наступную формулу: = COUNTIF ($ H $ 1: $ H $ 34, $ H1)> 1

Тут мы выкарыстоўваем функцыю COUNTIF, і першым параметрам з'яўляецца набор дадзеных, які мы хочам паглядзець. Для мяне гэта быў слупок H (які мае формулу аб'яднання дадзеных) з радкоў 1 па 34.Гэта таксама добрая ідэя, каб пазбавіцца ад радка загалоўка, перш чым рабіць гэта.

Вы таксама хочаце пераканацца, што вы выкарыстоўваеце знак долара ($) перад літарай і лічбай. Калі ў вас ёсць 1000 радкоў дадзеных, і ваша аб'яднаная формула радка знаходзіцца ў слупку F, напрыклад, замест гэтага ваша формула будзе выглядаць так: = COUNTIF ($ F $ 1: $ F $ 1000, $ F1)> 1

Другі параметр мае толькі знак долара перад літарай слупка, таму ён заблакаваны, але мы не хочам блакаваць нумар радка. Зноў жа, вы перацягнеце гэта ўніз для ўсіх вашых радкоў дадзеных.Гэта павінна выглядаць так, і ў дублікатах радкоў павінна быць TRUE.



Зараз, давайце вылучым радкі, у якіх ёсць TRUE, бо яны з'яўляюцца паўтаральнымі радкамі. Спачатку выберыце ўвесь аркуш дадзеных, націснуўшы на маленькі трохкутнік у верхнім левым перасячэнні радкоў і слупкоў. Цяпер перайдзіце на ўкладку "Галоўная старонка", затым націсніце "Умоўнае фарматаванне" і націсніце "Новае правіла".



У дыялогавым акне націсніце Выкарыстоўваць формулу, каб вызначыць, якія ячэйкі трэба фарматаваць.



У поле пад значэннем Фармат, дзе гэтая формула адпавядае рэчаіснасці :, увядзіце наступную формулу, замяніўшы Р на слупок, які мае значэнні TRUE альбо FALSE. Не забудзьцеся ўключыць знак долара перад лістом слупка. = $ P1 = TRUE

Пасля таго, як вы гэта зрабілі, націсніце "Фармат" і націсніце на ўкладку "Запоўніць". Выберыце колер, які будзе выкарыстоўвацца для выдзялення ўсяго дубліката радка. Націсніце "ОК", і вы ўбачыце, як паўтараюцца радкі.



Калі вам гэта не ўдалося, пачніце спачатку і зрабіце гэта зноў павольна.Гэта павінна быць зроблена дакладна, каб усё гэта атрымалася. Калі вы прапусціце па шляху адзін сімвал $, ён не будзе працаваць належным чынам. Заўвагі пры выдаленні дублікатаў запісаў

Зразумела, ёсць некалькі праблем з тым, каб дазволіць Excel аўтаматычна выдаляць дублікаты запісаў для вас. Па-першае, вы павінны быць асцярожнымі, выбіраючы занадта мала ці занадта шмат слупкоў для Excel, каб выкарыстоўваць іх у якасці крытэрыяў ідэнтыфікацыі дублікатаў запісаў.

Занадта мала, і вы можаце выпадкова выдаліць патрэбныя вам запісы. Занадта шмат альбо выпадкова слупок ідэнтыфікатара, і ніякіх дублікатаў не знойдзена.

Па-другое, Excel заўсёды мяркуе, што першай унікальнай запісам, якая трапляецца, з'яўляецца галоўнай. Любыя наступныя запісы лічацца дублікатамі. Гэта праблема, калі, напрыклад, вы не змаглі змяніць адрас аднаго з людзей у вашым файле, але замест гэтага стварылі новы запіс.

Калі новы (правільны) запіс адрасоў з'яўляецца пасля старой (састарэлай) запісы, Excel выкажа здагадку, што першая (састарэлая) запіс будзе галоўнай і выдаліць любыя наступныя запісвае, што знаходзіць. Вось чаму вы павінны быць асцярожнымі, наколькі ліберальна ці кансерватыўна вы дазваляеце Excel вырашаць, што ёсць ці не паўтараецца запіс.

У гэтых выпадках вам варта скарыстацца метадам вылучэння дублікатаў, пра які я ўжо пісаў, і ўручную выдаліць адпаведны дублікат запісу.

Нарэшце, Excel не просіць вас праверыць, ці сапраўды вы хочаце выдаліць запіс. Выкарыстоўваючы абраныя вамі параметры (слупкі), працэс цалкам аўтаматызаваны. Гэта можа быць небяспечна, калі ў вас велізарная колькасць запісаў, і вы верыце, што прынятыя рашэнні былі правільнымі, і дазваляе Excel аўтаматычна выдаляць дублікаты запісаў для вас.

Акрамя таго, абавязкова азнаёмцеся з папярэднім артыкулам пра выдаленне пустых радкоў у Excel. Атрымлівайце асалоду!

.
SETUP UA COMPUTER BLOG